Dalam Proses jual beli tanah yang telah bersertipikat mungkin pernah mendengar istilah Warkah, dan kemudian menjadi penasaran, apa itu Warkah, kenapa sepertinya surat yang bernama warkah penting sekali?
Secara historis, penggunaan istilah warkah berasal dari kalimat belanda “Waarmerkh“- yang artinya “Tanda” pengertian ini merujuk pada pengertian surat yang telah ditandai atau bukti bahwa telah diperiksa oleh pejabat yang berwenang, karena hukum yang dianut oleh Indonesia merupakan hukum peninggalan Belanda maka istilah ini masih dipakai oleh Notaris dan PPAT yang dikenal dengan disebut “Waarmerjking“. Penggunaan istilah ini juga digunakan oleh Institusi pemerintah terutama oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN) namun sesuai dengan kaidah bahasa namanya berubah menjadi Warkah.
Pengertian Warkah ini biasanya merujuk kepada warkah pendaftaran tanah yang dimiliki dan digunakan pada lingkungan Badan Pertanahan Nasional yaitu merupakan kumpulan berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan sertipikat tanah untuk sebidang tanah.
Menurut Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah, yang dimaksud dengan warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut. Jadi secara umum warkah yang dimaksudkan dalam peraturan ini adalah bukti tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum pidana maupun perdata untuk diserahkan oleh pemegang hak atau kuasanya atau pihak lain yang berkepentingan ke Kantor Pertanahan sebagai bahan penelitian dan pengumuman data yuridis bidang tanah yang bersangkutan dan untuk selanjutnya disimpan sebagai warkah di Kantor Pertanahan.
Warkah yang disimpan oleh Kantor Pertanahan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Sertipikat Tanah yang diterbitkan oleh BPN. Di dalam warkah tersebut berisi berbagai Surat/berkas yang dipersyaratkan, terutama sekali adalah riwayat beserta bukti penguasaan atau kepemilikan tanah, :yang dapat dijadikan dalam membuat sertipikat asli atau berupa fotocopi (salinan) yang terdiri dari :
- Fotocopi identitas (KTP) pemohon;
- Bukti perolehan tanah (Surat Penguasaan Tanah dari Pejabat yang berwenang, Keterangan Waris, Letter C, Akta Vervonding/Belanda, akta-akta PPAT, dll);
- Berkas-berkas pendukung lainnya yang berasal dari formulir yang dipersyaratkan (permohonan, pernyataan-pernyataan, berita acara, dll);
- Dokumen mengenai bidang tanah yang dibuat dalam proses sertipikat (peta pendaftaran, daftar isian tanah, surat ukur, buku tanah, SK Pemberian Hak Atas Tanah)
- Lampiran-lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, bukti setor pajak, IMB, dll)
Untuk melihat dan mengetahui apa saja bukti-bukti otentik penguasaan tanah yang dapat digunakan sebagai prasyarat pembuatan sertipikat lihat tulisan berikut:
Melihat Informasi Warkah, sebagai dokumen yang dikelola oleh Instansi Pemerintah Warkah menjadi Dokumen Negara yang penting, oleh karena itu yang tidak sembarangan orang/lembaga dapat melihatnya dan mendapatkan informasi dari warkah. Untuk bisa melihat dan mendapatkan informasi yang terdapat dalam warkah yang disimpan di Kantor Pertanahan selain oleh pengadilan, maka masyarakat harus mengajukan ijin resmi kepada Kantor Pertanahan setempat sesuai kedudukan bidang tanah berada, dan tentunya harus memenuhi berbagai persyaratan dan prosedur yang telah ditentukan.
Warkah yang dikelola oleh BPN merupakan jenis dokumen penting yang memiliki umur retensi tidak terbatas, dalam istilah kearsipan Warkah disebut sebagai “Arsip Hidup” oleh karena itu sepanjang bidang tanah yang disertipikatkan itu tidak hilang maka warkah itu masih tetap berlaku. Hal ini dikarenakan fungsi warkah yang merupakan nyawa dari seluruh pertanahan di Indonesia dan digunakan sebagai bukti penerbitan sertipikat oleh BPN sehingga jika muncul permasalahan yang terkait dengan bidang–bidang tanah yang telah bersertipikat, maka warkah yang memegang peranan dan digunakan oleh Pemerintah sebagai bukti otentik dalam menentukan siapa yang benar dari pihak yang bermasalah tersebut.
Dengan mencemati informasi yang terdapat pada warkah akan dapat diketahui diketahui riwayat tanah, proses pengajuan sertipikat yang sesuai dengan aturan dan prosedur, sehingga Warkah harus tersimpan dan tercatat dengan baik. (Kantor Hukum Bernard Simamora & Rekan))
